Af Mille Skjold Madsen
Kristin Assaad er uddannet erhvervsjurist, grundlægger af LegalUp, foredragsholder, udgiver af podcasten “LevelUp”, og så har hun startet Udlændingeretshjælpen og Iværksætterretshjælpen. Derudover er hun også bestyrelsesmedlem og advisory board-medlem i flere organisationer og virksomheder, herunder Kvindelige Jurister, Akademikernes A-kasse m.fl.
Man kan måske blive helt forpustet af at høre om Kristin Assaads arbejdsliv, men selvom hun det sidste årti har haft mange jern i ilden, så er hun meget opmærksom på ikke at brænde ud. “Man udretter ikke nødvendigvis mere ved at arbejde flere timer,” siger Kristin Assaad, som derfor har gjort det til en kunst at arbejde så effektivt som muligt, så hun får maksimalt udbytte af sin arbejdsdag. Få hendes gode råd her.
Hvorfor giver det mening at arbejde med sin effektivitet?
Jeg har selv været der, hvor jeg arbejdede 15-18 timer i døgnet, fordi jeg tænkte, at så kunne jeg nå en masse, men i dag ved jeg, at man ikke nødvendigvis udretter mere ved at arbejde flere timer. Derfor blev jeg nysgerrig på at finde ud af, hvordan jeg kunne arbejde smartere med min tid, så jeg bruger den rigtigt. Når jeg arbejder effektivt, så betyder det både, at jeg får lavet mere, men også at det frigiver tid og plads til andre ting, som også er vigtige for mig, som fx at læse bøger og motionere.
Jeg ved nu, at hvis jeg strukturerer min hverdag og arbejdsopgaver, så jeg arbejder fokuseret på én opgave ad gangen, så kan jeg nærmest nå det hele på den halve tid. En god øvelse kan være at tage tid på sig selv i en periode, hvor man skriver ned præcis, hvad man bruger tiden på. Hvor lang tid var du om en opgave? Blev du forstyrret undervejs? Hvornår gik du i gang med den – og hvornår gjorde du den færdig? For undervejs kan du blive meget overrasket over at finde ud af, hvor lang tid du faktisk bruger på at gå frem og tilbage til en opgave, overspringshandlinger eller bliver forstyrret af kollegaer eller telefonen.
Hvor skal man starte, hvis man vil være mere effektiv?
Der kan være forskellige grunde til, at man gerne vil arbejde mere effektivt, og det kan se forskelligt ud, om man er lønmodtager eller iværksætter, men det vigtigste spørgsmål, man skal starte med at stille sig selv, er: Hvor vil jeg gerne hen? Hvad er mine mål og drømme?
Uden retning flagrer vi bare rundt, og derfor skal man helt grundlæggende ændre sit mindset til at se den større mening med de opgaver, man laver. Så kan det godt være, at man sidder med en kedelig rutineopgave foran sig, men hvis man har fokus på det formål, den tjener, så er man også mere motiveret til at løse den.
Jeg starter derfor altid med at sætte et eller flere mål for året. De mål bryder jeg ned i delmål og konkrete opgaver, som skal løses for at nå det endelige mål. De opgaver fordeler jeg ud i løbet af ugen og helt ned på den enkelte dag, så jeg ikke er i tvivl om, hvad jeg skal lave, når jeg møder ind på arbejde. På den måde bliver det meget konkret, hvad jeg skal gøre for at rykke mig tættere på mit mål.
Hvilke strategier bruger du for at optimere din arbejdsdag?
Fra jeg slår øjnene op om morgenen, er min dag planlagt ned til mindste detalje. Jeg kan åbne min kalender og se præcis, hvilke opgaver jeg skal løse i dag, og hvor lang tid jeg har planlagt at bruge på dem hver især.
Jeg sætter “blokke” ind i min kalender, hvor jeg går i et dybt fokus og arbejder koncentreret på én opgave uden distraktioner fra omverdenen. Blokkene kan enten være på 30 minutter, 60 minutter eller 90 minutters varighed, og jeg har ca. 2-3 blokke i løbet af min arbejdsdag. Jeg kan godt finde på at sætte noget musik på, men det skal være uden sang.
Når jeg er færdig med en “deep-focus”-session, tager jeg typisk en pause, inden jeg går videre med den næste. Det er ikke så vigtigt, hvad man gør i pausen, bare det giver energi. Det kan være at hente en kop kaffe, nyde forårssolen udenfor, lytte til en lydbog eller læse i en bog.
Jeg synes virkelig, at denne måde at arbejde på har nogle klare fordele. Man træner hjernen til at fokusere på én opgave ad gangen, hvor man ikke bliver påvirket af telefonens notifikationer eller en af de andre opgaver, som ligger og venter, og så bliver man også hurtigere færdig med opgaven. Når man har afsat 60 minutter til en opgave og ved, at der venter en anden opgave lige bagefter i kalenderen, så er man også mere motiveret til at blive færdig med den nu og her i stedet for “lige at vende tilbage på et senere tidspunkt”.
Vi ved nemlig fra 80/20-reglen (opfundet af italieneren Vilfredo Pareto, som så en sammenhæng mellem, at 80 % af dine resultater kommer fra 20 % af din arbejdsindsats, hvilket viser, at der ikke er en direkte sammenhæng mellem resultat og tid brugt på opgaven), at det ikke er sikkert, at en opgave vil blive bedre løst, hvis du bruger tre timer mere på den. Derfor fungerer tidsblokke rigtig godt, fordi du tvinger dig selv til at prøve at løse opgaven i en mindre tidsramme, end du plejer – og herefter ser, at du højst sandsynligt ikke skal bruge så meget tid på at løse den, som du tror.
Jeg bruger også samme strategi med tidsblokke i kalenderen, når det kommer til min fritid. Jeg kalder blokkene “non-negotiables”, for det er det, som ikke er til forhandling og bliver prioriteret, uanset hvor travlt jeg har. Det kan være at læse en bog, motionere eller lave noget andet, der tanker mig op på energi. For den energi skal jeg bruge til at være effektiv i min arbejdsdag, og derfor er det så vigtigt at planlægge den, for ellers har vi en tendens til at udskyde det til en anden dag.
Hvilke værktøjer bruger du til at skabe overblik?
Jeg bruger min kalender til at få et overblik over dagen. Her sætter jeg blokke ind med “deep focus” på bestemte opgaver og mine “non-negotiables”. Til at have overblik over mine overordnede mål bruger jeg et program, der hedder Trello, og så har jeg fjernet notifikationer og lyd på min telefon, så jeg ikke bliver distraheret i løbet af dagen.
Hvordan prioriterer du dine opgaver for at maksimere produktiviteten?
Jeg bruger Eisenhower-modellen. Den er rigtig god til at hjælpe med at prioritere ens opgaver.
Fordelen ved denne model er, at man bliver meget bevidst om, hvilke opgaver der faktisk er de vigtigste at løse i hverdagen, og at man ikke skal udsætte dem, selvom man måske kan have lyst til det, fordi der måske er nogle udfordringer forbundet med opgaven. Der findes mange andre metoder derude, men det vigtigste er, at du finder en, som virker for dig, eller retter en metode til, så det passer til dit liv.
Hvad gør du i perioder, hvor der pludselig er mere arbejde eller udfordringer, som gør, at det tager mere tid, end du planlagde?
Livet sker for os alle sammen, og man kan både blive ramt af sygdom, børn bliver syge, eller en opgave bliver pludselig mere kompleks, end man havde regnet med. Det sker også ofte for mig som iværksætter. Når jeg står i den situation, så bruger jeg stadig grundprincipperne i min struktur, men skærer helt ind til benet af, hvad der er vigtigst lige nu, og så går jeg ikke på kompromis med “non-negotiables”, selvom jeg er stresset eller presset.
Kristin Assaad anbefaler: Fire bøger du skal læse, hvis du vil være mere effektiv
- Arbejd dybt – Sådan fastholder du fokus i en flyvsk verden
- Det essentielle – Skær igennem og gør det nødvendige
- Slug frøen! – Hold op med at udsætte tingene og få mere fra hånden på kortere tid
- Hyperfocus – How to Work Less to Achieve More